Version de test du 30/10/2026. Textes à faire relire par un juriste avant l’ouverture au public.
Politique de confidentialité
Contact pour toute question sur vos données : vehifleet.app@gmail.com.
Qui est responsable de quoi
- Les données de votre flotte (véhicules, conducteurs, entretiens, signalements, photos, documents) : votre entreprise ou collectivité en est responsable ; véhifleet les traite pour votre compte, comme sous-traitant.
- Les données de votre compte client (inscription, contact, facturation, connexions) : véhifleet en est responsable.
Données traitées
- Utilisateurs : identifiant, nom, e-mail, téléphone éventuel, rôle, connexions, vacances déclarées, préférences d’alertes.
- Véhicules : immatriculation, n° de série, carte grise, kilométrage, entretiens, contrôles, contrats, assurances, pleins, coûts.
- Activité : signalements et relevés d’usure (texte, photo, auteur, date), ordres de réparation, sinistres, journal des modifications.
- Conducteurs (si l’employeur l’active) : permis de conduire (catégories, dates, date de naissance — repris dans le constat amiable de la personne ; le numéro seulement avec l’accord de la personne, retirable à tout moment) et attestation de droits à conduire de l’ANTS, adresse déclarée. Jamais le solde de points. Visibles seulement par la personne et les administrateurs de son compte, jamais dans l’export général.
- Carnet de bord : qui a pris un véhicule, heure de départ et de retour, kilométrage au compteur, réservations. Saisi par la personne elle-même en scannant le QR code ; aucune position GPS. Conducteur principal d’un véhicule (désigné par un administrateur) et dates de début et de fin, pour savoir qui l’avait à une date donnée.
- Documents déposés : cartes grises, attestations, factures, rapports.
VehiFleet ne fait aucune géolocalisation des véhicules ni des personnes.
Pourquoi
Fournir le service demandé (exécution du contrat) : suivre la flotte, envoyer les alertes que vous avez activées, sécuriser les accès (double authentification des administrateurs), garder la trace des modifications. Aucune publicité, aucune revente, aucun profilage.
Lecture par intelligence artificielle
Seulement quand un utilisateur la demande (carte grise, attestation d’assurance, plan d’entretien, relevé carburant, colonnes d’un fichier Excel importé, permis et attestation de droits à conduire), le document ou l’extrait concerné est envoyé au prestataire d’IA pour en extraire les informations ; rien n’est enregistré sans votre vérification ; pour les pièces des conducteurs, la lecture ne fait que proposer : un doute est toujours tranché par un administrateur, jamais par la machine seule. Vous pouvez toujours saisir à la main, et l’administrateur d’un compte peut couper la lecture par IA pour tout son compte (« Documents RGPD »).
Sous-traitants
| Prestataire | Pour quoi | Où | Garantie |
|---|---|---|---|
| Hébergement | Stockage de toutes les données | Serveur situé en France, chez l'éditeur (phase de test). Sauvegardes quotidiennes sur ce même serveur. | |
| Anthropic PBC | Lecture par IA (carte grise, attestation d'assurance, plan d'entretien, relevé carburant, colonnes d'un fichier Excel importé, permis et attestation de droits à conduire) | États-Unis | Transfert encadré par les clauses contractuelles types de la Commission européenne ; utilisé seulement quand une lecture par IA est demandée |
| Google (Gmail) | Envoi des e-mails (alertes, codes de connexion, mots de passe) | Union européenne et États-Unis | Data Privacy Framework UE–États-Unis et clauses contractuelles types |
| Services de notification des navigateurs (Google, Apple, Mozilla) | Acheminement des notifications sur téléphone et ordinateur (titre et texte court) | Union européenne et États-Unis | Contenu limité au message de la notification |
| data.economie.gouv.fr | Prix moyens des carburants (aucune donnée personnelle envoyée) | France | Aucune donnée personnelle |
Combien de temps
| Données | Conservation |
|---|---|
| Données de la flotte et des utilisateurs | Tant que le compte existe ; effacées 30 jours après une demande de suppression |
| Utilisateur supprimé par son administrateur | Effacé immédiatement (ses saisies restent, sans lien vers lui) |
| Photos des signalements traités et des relevés d’usure | 24 mois |
| Notifications | 12 mois |
| Permis et attestation de droits à conduire | Jusqu’à leur remplacement par une pièce plus récente ; effacés dès que la personne n’est plus conducteur ou quitte le compte ; pièce refusée : 30 jours |
| Carnet de bord (qui a pris quel véhicule, quand, kilométrage), réservations et anciens conducteurs principaux | 24 mois |
| Journal des modifications, consultations de documents, envois d’alertes | 24 mois |
| Fichiers déposés pour un import puis abandonnés | 2 jours |
| Appareils reconnus (double authentification) | 30 jours |
| Sauvegardes nocturnes de la base, sur le serveur | Les 14 dernières nuits |
| Sauvegarde complète, chiffrée (AES-256), copiée hors du serveur sur un poste de l’éditeur, en France | 7 nuits sur le serveur, 60 jours sur la copie ; les données effacées disparaissent donc des sauvegardes au plus tard 60 jours après |
Sécurité
Accès par mot de passe (chiffré, jamais stocké en clair), double authentification pour les administrateurs, chaque compte client isolé des autres, trois profils d’accès (administrateur, bureau, terrain), connexion chiffrée (HTTPS), sauvegarde quotidienne chiffrée et copiée hors du serveur. En cas de violation de données, votre entreprise est prévenue sans délai.
Vos droits
Accès, rectification, effacement, limitation, opposition et portabilité. L’administrateur de votre compte peut télécharger toutes les données et supprimer le compte lui-même depuis « Mes données ». Les utilisateurs (salariés, conducteurs) s’adressent d’abord à leur employeur ; vous pouvez aussi écrire à vehifleet.app@gmail.com, ou saisir la CNIL.
Cookies
Seulement des cookies techniques indispensables (session de connexion, appareil reconnu pour la double authentification). Aucun cookie de mesure d’audience ou de publicité : aucun bandeau n’est donc nécessaire.